Betreiberpflichten verwalten: Excel, CAFM oder AssetLex im Vergleich

Warum die Wahl des richtigen Tools über Ihre Betreiberpflichten entscheidet

Wer ein Immobilienportfolio verwaltet, trägt die Verantwortung für Hunderte wiederkehrende Prüf- und Wartungspflichten – von der jährlichen Brandmelder-Wartung bis zur Sachverständigenprüfung des Aufzugs. Übersieht man eine Frist, drohen nicht nur Bußgelder, sondern im Schadensfall auch persönliche Haftung nach § 823 BGB und § 831 BGB. Die Frage ist also nicht, ob man Betreiberpflichten dokumentiert, sondern womit.

In der Praxis gibt es dafür drei Wege: die selbst gepflegte Excel-Tabelle, ein umfassendes CAFM-System (Computer Aided Facility Management) oder eine spezialisierte Software wie AssetLex. Alle drei lösen das gleiche Grundproblem – Fristen im Blick behalten, Nachweise archivieren, Verantwortlichkeiten zuordnen – aber mit sehr unterschiedlichem Aufwand, Preis und Funktionsumfang. Dieser Vergleich ordnet die drei Optionen entlang der Kriterien ein, die für Eigentümer, Asset Manager und Hausverwaltungen mit etwa 5 bis 50 Immobilien tatsächlich relevant sind.

Die fünf Vergleichsdimensionen

Bevor man sich für ein Tool entscheidet, lohnt sich der Blick auf fünf Dimensionen:

• Funktionsumfang – Deckt das Tool nur die Terminverwaltung ab, oder auch Nachweisarchiv, Dienstleisterbewertung und Dokumentenprüfung?
• Preis – Wie hoch sind Lizenz-, Implementierungs- und laufende Kosten im Verhältnis zur Portfoliogröße?
• Zielgruppe – Für wie viele Objekte und wie viele Nutzer ist die Lösung ausgelegt?
• Skalierbarkeit – Wächst das System mit dem Portfolio mit, ohne dass Struktur oder Übersicht verloren gehen?
• Compliance-Tiefe – Wird nur an Termine erinnert, oder wird auch geprüft, ob die Pflicht überhaupt vollständig und rechtssicher erfüllt ist?

Detailvergleich: Excel, CAFM und AssetLex

Excel-Tabellen

Excel ist der naheliegende Startpunkt, weil jede Verwaltung die Software ohnehin besitzt und keine Einarbeitung nötig ist. Für ein einzelnes Gebäude mit überschaubarer Anlagenzahl lässt sich eine Fristenliste damit tatsächlich pflegen.

Mit wachsendem Portfolio zeigen sich jedoch die strukturellen Grenzen: Excel erinnert nicht automatisch an ablaufende Fristen, sondern erfordert manuelles Nachschauen oder selbst gebaute Formeln, die bei jedem neuen Objekt oder jeder neuen Anlage gepflegt werden müssen. Es gibt keinen Audit-Trail, der im Streit- oder Schadensfall belegt, wann welcher Nachweis hochgeladen und geprüft wurde. Mehrere Personen, die parallel an derselben Datei arbeiten, führen erfahrungsgemäß zu Versionskonflikten und veralteten Kopien. Und weil jede Tabelle individuell aufgebaut ist, gibt es keinen objektiven Überblick, welcher Anteil der Pflichten portfolioweit tatsächlich erfüllt ist – diese Einschätzung bleibt Kopfsache.

Kurz: Excel funktioniert, solange die Anzahl der Objekte klein und die Übersicht noch im Kopf des Verantwortlichen abbildbar ist. Bei mehreren Gebäuden mit jeweils Dutzenden Anlagen wird das Risiko übersehener Fristen real.

CAFM-Systeme

CAFM-Systeme sind das andere Ende des Spektrums. Sie decken weit mehr ab als Betreiberpflichten – Flächenmanagement, Instandhaltungsplanung, Ticketing, Reinigungssteuerung, Energiemanagement – und sind auf große Liegenschaften und Konzernstrukturen mit eigener FM-Abteilung ausgelegt.

Dieser Funktionsumfang hat seinen Preis: Lizenzkosten liegen deutlich über dem, was ein Portfolio mit 5 bis 50 Objekten benötigt, und die Einführung ist typischerweise ein mehrmonatiges Projekt mit Beratung, Customizing und Schulung, nicht ein Tool, das man an einem Nachmittag aufsetzt. Für Betreiber, die vor allem Prüfpflichten sauber dokumentieren wollen, ist ein Großteil der CAFM-Funktionen schlicht ungenutzter Overhead – man bezahlt für Module, die man nie öffnet, und braucht oft IT-Unterstützung oder einen externen Dienstleister, nur um das System zu bedienen.

CAFM lohnt sich, sobald ein Portfolio so groß ist, dass Facility Management als eigene Disziplin mit dediziertem Team betrieben wird. Für kleinere und mittlere Portfolios ist es in aller Regel überdimensioniert.

AssetLex

AssetLex positioniert sich bewusst zwischen diesen beiden Polen: spezialisiert auf Betreiberpflichten, ohne den Funktionsballast eines vollen CAFM-Systems, aber mit der Automatisierung, die Excel fehlt.

Kern ist der Pflichtenkatalog mit 99 bundesweiten und 195 landesrechtlichen Prüfpflichten über alle 16 Bundesländer, der automatisch dem jeweiligen Gebäudetyp zugeordnet wird. Die Ampel zeigt auf Anlagen-, Gebäude- und Portfolioebene sofort, wo Handlungsbedarf besteht, ergänzt durch den AssetLex Score, der sich zu 60 Prozent aus dem Compliance-Status und zu 40 Prozent aus dem baulichen Zustand zusammensetzt. Eine Lückenanalyse zeigt zusätzlich, welche Pflichten für ein Objekt noch gar nicht dokumentiert sind – ein blinder Fleck, den weder Excel noch die meisten CAFM-Standardauswertungen von sich aus sichtbar machen.

Der KI-gestützte Dokumentenimport über Google Gemini erkennt beim Hochladen eines Nachweises automatisch Prüfdatum, Anlage und Prüfart und warnt, wenn ein Nachweis nicht zum hinterlegten Objekt passt. Aus den erfassten Pflichten leitet sich automatisch ein Wartungskalender ab, sodass keine parallele Terminliste gepflegt werden muss. Das Nachweisarchiv ist audit-trail-fähig und dokumentiert lückenlos, wann welcher Nachweis eingegangen ist. Sechs Excel-Reports – darunter Jahresreport, Gebäudeakte und eine gewichtete Dienstleisterbewertung – liefern die Auswertungen, die man für Eigentümer- oder Beiratsgespräche braucht, ohne dass man sie manuell zusammenstellen muss.

Nutzer und Anlagen sind bei AssetLex in allen Tarifen unbegrenzt inklusive, abgerechnet wird nach Anzahl der Immobilien, beginnend bei 6,99 Euro pro Monat für ein einzelnes Objekt. Zwei Monate stehen kostenlos und ohne Kreditkarte zur Verfügung, Hosting erfolgt DSGVO-konform in der EU.

Übersichtstabelle

Kriterium	Excel	CAFM	AssetLex
Automatische Fristen-Ampel	Nein, manuell	Ja, aber komplex konfiguriert	Ja, sofort einsatzbereit
Pflichtenkatalog Bund + Land	Selbst recherchiert	Teilweise, meist Zusatzmodul	Integriert, 294 Pflichten, 16 Bundesländer
Audit-Trail / Nachweisarchiv	Nein	Ja	Ja
KI-Dokumentenprüfung	Nein	Selten	Ja, über Google Gemini
Einführungsaufwand	Keiner	Hoch, mehrere Monate	Gering, in der Regel Tage
Zielgröße	Einzelobjekt	Große Liegenschaften, eigenes FM-Team	Ca. 5–50 Immobilien
Nutzeranzahl	Unbegrenzt, aber unstrukturiert	Meist lizenzpflichtig pro Nutzer	Unbegrenzt in jedem Tarif
Lizenzkosten	Keine (Excel vorhanden)	Deutlich höher, projektabhängig	Ab 6,99 €/Monat pro Objekt

Fazit: Für wen eignet sich welche Lösung?

Wer ein einzelnes Gebäude mit wenigen Anlagen betreut und diszipliniert selbst nachhält, kommt mit Excel weiterhin zurecht – solange bewusst ist, dass jede Frist manuell im Blick behalten werden muss und im Streitfall kein belastbarer Nachweis-Trail existiert.

Wer eine große Liegenschaft oder einen Konzernbestand mit eigenem Facility-Management-Team steuert und Betreiberpflichten nur einen Teil eines viel breiteren Aufgabenspektrums darstellen, ist mit einem vollwertigen CAFM-System besser bedient – trotz höherer Kosten und längerer Einführungszeit.

Für Eigentümer, Asset Manager und Hausverwaltungen mit etwa 5 bis 50 Immobilien, die Betreiberpflichten rechtssicher und ohne CAFM-Overhead im Griff behalten wollen, schließt AssetLex genau diese Lücke: automatisierte Fristenüberwachung, vollständiger Pflichtenkatalog und Audit-Trail, ohne monatelange Einführung und ohne CAFM-Preisniveau.

Quellenhinweis

Die Einordnung der Prüfpflichten basiert auf der Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV), den jeweiligen landesrechtlichen Prüfverordnungen der 16 Bundesländer sowie den einschlägigen DIN- und VDE-Normen der jeweiligen Anlagenklasse. Allgemeine Aussagen zu CAFM-Systemen und Excel-basierter Verwaltung beruhen auf marktüblichen, allgemein bekannten Charakteristika dieser Werkzeugkategorien.